長沙體系文件編寫（質量、環境、職業健康安全）實操培訓機構

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關鍵詞：長沙體系文件編寫培訓機構長沙體系文件編寫培訓

一、編寫體系文件的目的
編制質量體系文件，是建立并保持其體系運行有效的重要的基礎工作，也是一個組織為達到要求的產品質量、評價質量體系、進行質量改進和持續保持的依據
編寫體系文件的目的表現在:
1、描述QMS、方針、目標和運做的要求
2、有利于各部門了解相互關系、提供信息、加強溝通
3、有利于明確組織內的職責、權限和分工，增強工作責任感和工作重要性的認識
4、為開展質量管理工作，為期望的工作業績提供明確的依據和要求。
5、是教育和培訓的依據（管理的要求和管理的思想，國際先進的管理模式)
6、文件可以證明組織質量管理的能力
7、為內審、外審評價質量管理體系的有效性提供依據
二、文件編制的原則;
1.指令性
2.系統性（不能相互矛盾)
3.協調性
4.實用性
三、編寫文件的注意事項:
1.該說的說到，該做的要寫到。
2.要注意可操作性（通過編制、會簽、批準保證）
3.語言準確、敘述清楚，不要摸棱兩可，含糊不清。(按規定......）
4.部門、人員稱呼統一(總工、總工程師、總師)
5.邏輯性強、語言正確。要考慮活動的先后次序，提出控制要求。主+謂+賓，如:當發生產品質量不合格時，要進行分析和標識、隔離。
6.把標準要求貫穿到文件中去，文件格式符合GB/T1.1 (標準的結構和編寫規則)
7.避免使用口語化和帶有主觀情感的評語。如:采購部根據需要對供方進行控制。(物資分類和評定準則)
8.注意處理好手冊與程序、程序與程序、程序與作業文件之間的關系。如手冊每一章節引出程序文件、支持性文件。采購―質量檢驗不合格品控制
9.在寫程序文件時，可首先畫出程序圖(流程圖)
四、質量體系文件的層次和內容
當質量體系文件編寫完成，又有新產品、新合同、新項目時，為完成這些任務，需在質量策劃后編制質量計劃,作為對體系文件的補充。
五、文件及有關的概念
文件:是信息及其承載媒體。媒體:可以是紙張、計算機磁盤、光盤或其它電子媒體（錄音機、錄象帶等)，照片或標準樣品，或它們的組合。信息:是文件的實質內容。
六、質量管理體系文件
1、形成文件的質量方針和質量目標;
2、質量手冊
3、GB/T9000族標準要求的形成文件的程序
4、組織為確保其過程有效策劃、運行和控制所需的文件。
5、GB/T9000族標準所要求的記錄。
七、體系通常應用的文件類型
1、質量手冊:規定組織質量管理體系的文件。它向組織的內部、外部提供關于質量管理體系一致性的信息。2、質量計劃:對規定的項目、產品、過程或合同，規定由誰及何時應使用哪些程序和相關資源的文件。
質量計劃通常引用質量手冊或程序文件的部分，通常是質量策劃的結果之一。
七、體系通常應用的文件類型
規范:闡明要求的文件。
與活動有關的規范:程序文件、過程規范和試驗規范。與產品有關的規范:產品規范、性能規范和圖樣。
指南:闡明推薦的方法或建議的文件。
形成文件的程序:提供一致地完成活動和過程的信息文件。作業指導書:為某項活動的具體操作提供幫助的指導性。表格:規定收集或報告必要的信息的文件。
記錄:闡明所取得的結果或提供完成活動的證據的文件。
記錄通常不需要采用控制版本。一般以其它文件為載體存在，在不同層次的文件中都可能存在。
八、文件的作用
溝通的意圖。溝通組織的管理意圖，
使人們統一行動。
傳遞信息、完成規定的活動
顧客要求和持續改進提供適宜的培訓
l重復性和可追溯
重復地由不同的人在不同的地方，給出結果的一致性，并能提供可追溯活動狀態的證據.
l評價質盤管理體系的有效性和持續的適宜性
!達到增值的目的。文件的產生和使用就是一個增值的過程方.。
程序文件相關的定義
TTGB/T19000-2016將
程序定義為:為進行某項活動或過程所規定的途徑。即:描述為實施質量管理體系要求所涉及到各職能部門的活動
注1:程序可以形成文件,也可以不形成文件。
注⒉:當程序形成文伴時.通常書面程序或形成文件的程序”。含有程序的文件可稱為“程序文件”"。
十、文件化的質量體系程序的性質和要求
1.文件化程序是對那些影響質量的活動進行全面的策劃和管理，所用的基本文件:是質量手冊的支持文件.
2.每一個文件化程序都應包括質量體系的一個邏輯上獨立的部分。程序文件的數據、每個文件的內容及其格式由標準的使用者確定。通常體現了設施的復雜程度、組織的組成，以及業務的特點。一般不涉及純技術性的細節.這些細節在作業指導書中規定。
3.質量體系程序文件不同于“工作程序"”"。文件化的工作程序是針對影響質量的各項活動的目標和執行作出的規定。
4.文件化的程序應闡明影響質量的管理人員、執行、驗證或評審人負的職責，權利和相互關系;說明實施各種活動的方式、將采用的文件及將采用的控制方法。
5.質量體系程序文件，其范圍的詳細程度應取決于工作的復雜程度:所迅的夜法,1感及這項活動涉及人員所需的技能、素質和培訓程度。
6.每一個程序文件都應能回答5W1H。即:做什么(What)、什么時間或時機去做（When)，什么地點或什么場合去做（W/hexe）由誰去做（Who）為什么去做（Why)，以及如何去做(How)。質量體系程序文件對上述問題所做的明確規定,也體現了“為進行某項活動或過程所規定的途徑”。
7.所有程序文件都應簡練、明確和易懂，并規定所采用的方式和合格的判定準則。
8.以相同的結構和格式編排的每一個文件化的程序，便于使用者熟悉適合于每項要求的固定方法，也增進了系統地滿足標準要求的可能性。
十一、程序文件的編制
1.對現行文件分析
組織現行的各種企業標準、制度和規定等文伴，很多都具有“程序”性質，但也有不足之處。我們可以程序立件的要求為尺度，對這些文件增強和檢查
⒉編制程序文件的明細表
根據質量體系整體設計和對質量體系要求的各模塊條款逐級展開，明確應編制的程序文件明細表，
對照已有的各種文件，確定需新編、改造和完善的程序文件，按輕重緩急編制計劃。
3.程序文件的結構和格式。
程序文件一般包括:
1）文件編號和標題
2.）目的和適用范圍
3）相關術語
4）職責
5）工作流程
6）文件
7〉報告和記錄表格
4.編制中應注意的幾個問題
1。文件的編制一般在策劃準備完成后進行。如果前期工作不做，直接編制文件易產生系統性、整體性不強，以及脫離實際等弊病
2、除手冊需統一組織制訂外，其它文件應按部門分工，由歸口職能部門分別制訂，先提出草案，后組織審核。
3、質量體系程序文件編制應結合本部門的質量職能分配進行。將質量職能分配落實到各職能部門。活動的項目和分配可采用矩陣圖的形式表述.
4、在編制體系文件前，應制訂現有“質量體系文件明細表""將現行的企業標準、規章制度、管理辦法以及記錄表式收集在一起，從而確定新增、增編或修編文件的目錄。
5、加強文件間、文件的層次間的協調。文件須經多次自上而下，自下而上的修改。
6、即要滿足標準要求，又要在方法上符合本單位的實際。
十二、程序文件的編制格式
1、文件編號和標題。編號可以根據活動的層次進行編排，同一層次的程序文件應統一編號，以便識別。標題應明確說明開展的活動及其特點，如“不合格品控制程序”“內部質量審核程序”等。
2.目的:簡單說明為什么開展這項活動。
3.適用范圍:簡單說明涉及哪些活動和方面。
4.術語和定義:本程序中涉及到并需說明的術語或名詞。
4.職責:明確由哪些人實施此程序?他們的權責、接口及其相互關系。
5.工作流程（控制程序)
一步步地列出開展此項活動的細節，保持合理的編寫順序。明確輸入、轉換的各環節和輸出內容;
其中物資、人員、信息和環境等方面具備的條件，與其它活動接口處的協調措施;明確每個環節轉換過程中各項因素的5W1H，及所要達到的要求，所需形成的記錄和報告及其相應的簽發手續。注明需要注意的任何意外或特殊情況，必要時，輔以流程圖。
6.相關文件:指需引用的或與本程序文件相關聯的文件。
7.報告和記錄表式。明確使用程序時所產生的記錄表式和報告，記錄的保存和期限，寫明表式的編號和名稱。
十三、程序文件編制舉例
【我們的師資】方普管理擁有的體系顧問師和培訓師，他們大多具備在大中型企業，特別是歐、美、日、臺、港資企任職經歷，對體系在各行業的實際運用具有強的實操能力和豐富的經驗。方普管理師資團隊堅持“服務即增值”的服務理念，在打造的體系的同時，也為客戶在生產制造、品質管理、流程優化等方面提供寶貴的建議。如需了解詳細的講師介紹，請與我們的當地的課程顧問索取。
【培訓費用】共3200元/人，含培訓費、培訓證書費、教材資料費，食宿費學員自理。各地收費標準可能因成本不同出現差異，具體優惠信息請以當地課程顧問報價為準。
【報名方法】向方普管理課程顧問索取電子報名表，填寫完畢后發送至郵箱即可，開課前3天，我們將向學員發送培訓確認函，以終確定開班事宜。自帶 2張 1 寸免冠相片（不分藍底紅底），并提供本人復印件，以便備案及。

廣州方普企業管理顧問有限公司簡介

方普管理成立于2012年，總部位于廣州，在深圳、東莞、珠海、武漢、成都、長沙、重慶和杭州設有辦事處或培訓點，是一家致力于大中小型企業標準化體系創新服務的管理顧問公司。方普管理憑借嚴謹科學的改善與創新方法論，結合跨行業、多領域的豐富培訓及咨詢經驗，還為企業提供生產管理、質量管理、品質改善、流程優化及通用管理等多個核心領域的培訓及咨詢服務方案。方普管理師資團隊由不同行業的資深顧問和來自財富500強企業管理人員組成，服務領域包括不限于汽車、五金、制藥、電力、食品、機械、電子、服裝、零售等行業。方普管理是國內認證、咨詢、培訓一體化標準服務創新領導品牌之一，堅持品質與誠信的行業基準。方普管理擁有前瞻性服務視野，選擇方普管理，可以使您的流程更加精益求精、人員更加專業高效、客戶關系更加持久穩定，從而贏得更多利潤和競爭優勢。選擇方普管理，將引領您的企業走進發展的更高層面。

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